Base de datos de productos FAQ
Recientemente hemos empezado a pedir bases de datos de productos a nuestros vendedores y algunos, como es lógico, tenían preguntas. Hemos pensado que sería bueno recopilar las preguntas más comunes en un único espacio para que cualquier curioso pueda obtener las respuestas que necesita.
P: ¿Por qué tengo que facilitar una base de datos de productos?
R: Hemos estado desarrollando un nuevo sistema de gestión de devoluciones que ofrecerá muchas funciones nuevas y proporcionará un medio más rápido y preciso de procesar y enviar las mercancías devueltas. Para ello es necesario disponer de los datos del producto para que el proceso de llegada sea lo más fluido y preciso posible. Esto nos pone en consonancia con el funcionamiento de la mayoría de las empresas de gestión de devoluciones.
Creemos que, aunque muchos vendedores tienen diferentes productos, requisitos y medios para gestionar su propia operación, este método aportará el mayor beneficio al mayor número de vendedores y a nuestros centros. Para casos singulares, siempre hay alternativas.
En general, los beneficios son
- Procesamiento más rápido y preciso de sus devoluciones.
- Procesamiento más preciso de los pedidos de reventa / cumplimiento.
- Menos consultas sobre devoluciones, lo que le permite tramitar reembolsos y cambios más rápidamente.
- Generación automatizada de facturas comerciales para envíos cruzados.
Todo ello le ahorra tiempo y dinero y, en última instancia, le proporciona un mejor servicio a usted y a sus clientes.
P: ¿Para qué se utilizan los datos?
R: Cuando una devolución llega a uno de nuestros centros, en la mayoría de los casos se escanea un código de barras, si no en el artículo, en el embalaje de devolución. Al poder cotejarlo con un artículo existente, el personal de nuestro centro tiene toda la información que necesita para saber de qué artículo se trata y si coincide con la mercancía que se supone que debe devolverse. Esto puede poner de manifiesto errores o fraudes cuando se devuelven productos incorrectos por error o malicia. El resultado son datos más precisos sobre los productos, así como datos significativos sobre sus devoluciones que le permiten abordar problemas con determinados artículos o identificar tendencias.
Los datos también se utilizan cuando las mercancías devueltas deben enviarse al extranjero, ya que nos permiten crear facturas comerciales de forma instantánea, automática y precisa, sin necesidad de solicitarle datos adicionales y esperar a que se introduzcan en nuestro sistema. Para ello se utilizan los campos obligatorios de la base de datos sin código de barras, por lo que es posible que algunos vendedores cuyos productos devueltos no deban cruzar fronteras no necesiten rellenar todas las columnas (aunque le recomendamos que lo haga por motivos de identificación).
P: Mis declaraciones no cruzan una frontera internacional. Tengo que facilitar la base de datos?
R: Sí. Aunque algunas de las columnas marcadas como obligatorias pueden no ser necesarias debido a que no es necesario crear una factura comercial, seguimos necesitando una lista de códigos de barras y, preferiblemente, también la información SKU, para ayudar a la identificación. Sin esto, nuestros socios del centro tendrán que introducir los datos de los artículos manualmente, lo que ralentizará el proceso y puede introducir errores. Si hay algún dato obligatorio que no puede facilitar y no cruza fronteras internacionales (por ejemplo, clientes de la UE únicamente), háganoslo saber y podremos asesorarle en función de su situación.
P: ¿Podemos seguir haciendo las cosas como antes?
R: En última instancia, no. Como estamos desarrollando un sistema nuevo y mejor para la gestión de devoluciones, el antiguo método de hacer las cosas en nuestro portal anterior se irá amortizando poco a poco. A medida que vayamos eliminando este antiguo sistema, nuestro nuevo sistema tomará el relevo y, aunque el cambio pueda resultar nuevo y desconocido para algunos de nuestros clientes, estaremos a su disposición para recibir sus comentarios, añadir funciones y realizar cambios para que la experiencia del usuario sea lo más fluida posible. Les pedimos paciencia y comprensión durante este proceso de transición.
P: Nuestra base de datos cambia constantemente, así que importar una vez no tendría sentido.
R: Siempre será mejor disponer de algunos datos que no tener ninguno, por lo que, aunque es probable que queden obsoletos, le pedimos que nos los envíe. En el futuro, tenemos previsto añadir sistemas que le permitirán exportar y actualizar usted mismo los datos de sus productos, por lo que será posible actualizarlos en masa o individualmente. La integración con nosotros también es una alternativa preferible, ya que funciona actualizando dinámicamente sus productos con nosotros, adaptándose a cualquier cambio que pueda realizar. Hasta entonces, puede enviarnos los datos de sus productos y nosotros los importaremos por usted. Esto también nos ayuda a gestionar los datos, ya que es necesario realizar algunas comprobaciones antes de importarlos. También podemos probar nuestro nuevo sistema para tener en cuenta las muchas situaciones diferentes que nos encontramos con productos de vendedores distintos.
P: ¿Qué es un "código de barras primario"?
R: La columna Código de barras primario de nuestra base de datos de productos sólo se llama así porque podemos utilizarla para emparejar y actualizar productos a través de importaciones posteriores para aquellos que utilizan sus códigos de barras como identificadores primarios de sus productos. Por lo demás, cuando se escanea un producto se comprueban todos los campos de código de barras, de modo que si se incluye un tipo de código de barras en la caja y otro en el artículo, puede añadir uno a la columna primaria y otro a la columna Código de barras 2 y se comprobarán ambos. Aparte de que se utiliza para un identificador único, no hay ningún "tipo" específico de código de barras que se requiera para la columna primaria.
P: No podemos facilitar algunos datos. ¿Qué debemos hacer?
R: Háganos saber su situación y la razón por la que no puede proporcionar los datos mientras proporciona lo que puede. Muchas de las columnas obligatorias de la plantilla sólo se utilizan para las facturas comerciales, por lo que pueden no ser necesarias si sus devoluciones no cruzan una frontera. Algunos vendedores no utilizan el código de barras, por ejemplo, o envían mercancías únicas, y en tales casos, se puede utilizar el SKU en su lugar, u otras soluciones similares.
Q: No queremos facilitar nuestra base de datos de productos, ¿qué ocurre?
R: Si por alguna razón no quiere o no puede proporcionar la base de datos de productos, es posible que tengamos que revisar sus precios y servicios para reflejar el trabajo adicional que ello implica. Esto puede suponer un aumento de las tarifas de procesamiento y también puede incurrir en gastos por tareas como la generación de facturas o la resolución de consultas, en caso de que la integración hubiera evitado dichos gastos o consultas.
Cualquier aumento de las tarifas se le comunicará con un mínimo de 30 días de antelación.
En el caso de los clientes manuales / no integrados o que no dispongan de base de datos, los costes de tramitación serán aproximadamente un 10% superiores.
P: ¿Cómo ayudará la integración?
R: La integración es la opción preferida frente a las bases de datos de productos, pero no todo el mundo puede integrarse con nosotros. La integración nos permite obtener la información del producto en el momento de la llegada y el escaneado, así como obtener la base de datos de productos periódicamente según sea necesario, si no hay códigos de barras disponibles. Si ya está integrado, no necesita proporcionar una base de datos de productos (a menos que sea a través del método Spreadsheet Rest-API). Si no lo está, eche un vistazo a nuestra página de integraciones para ver si actualmente nos integramos con su sistema de gestión de pedidos.
P: ¿Cómo se almacenan los datos? ¿Se trata de una reclamación GDPR?
R: Puede consultar nuestra política de privacidad para obtener información detallada sobre cómo almacenamos todos los datos que gestionamos, pero basta con decir que, como empresa con sede en la UE y que opera fuera de ella, sí, cumplimos la GDPR y nos tomamos la protección de datos muy en serio.
